Theo luật pháp Việt Nam, văn phòng đại diện (VPĐD) không phải là một pháp nhân độc lập. Các hoạt động của một VPĐD bị giới hạn đối với các hoạt động xúc tiến kinh doanh; xác định và thúc đẩy các cơ hội kinh doanh; giám sát việc triển khai thực hiện các hợp đồng đã ký kết giữa công ty mẹ và các đối tác trong nước. Tuy nhiên, một VPĐD cũng có thể đại diện cho công ty mẹ trong việc ký kết các hợp đồng thương mại tại Việt Nam, nếu người Trưởng đại diện có được uỷ quyền hợp pháp, tùy theo từng trường hợp.

Phần này chỉ tập trung vào VPĐD của các công ty nước ngoài, hoạt động dưới sự quản lý của Sở Công thương cấp tỉnh/thành phố (và sẽ không bao gồm VPĐD của các ngân hàng nước ngoài, công ty kiểm toán, bảo hiểm, luật, du lịch, chứng khoán, v.v. do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước, v.v. quản lý). Cần lưu ý là một doanh nghiệp nước ngoài có quyền thành lập một hoặc nhiều VPĐD tại Việt Nam, nhưng chỉ được phép thành lập một VPĐD tại mỗi tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương của Việt Nam.

Văn bản Pháp luật

Luật Thương mại ban hành ngày 14/01/2005 thiết lập nền tảng pháp lý chung cho hoạt động của các văn phòng đại diện và chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nghị định số 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 25/01/2016 quy định chi tiết Luật Thương mại về VPĐD và chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (“Nghị định 07”).

Để hướng dẫn thực hiện Nghị định 07, ngày 05/07/2016 Bộ Công Thương đã ban hành Thông tư số 11/2016/TT-BCT, quy định chi tiết tất cả các biểu mẫu liên quan đến việc xin cấp phép, tổ chức và và hoạt động của các VPĐD và chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam (“Thông tư 11”).

Yêu cầu

Theo Điều 7 Nghị định 07, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập VPĐD khi đáp ứng được tất cả các yêu cầu sau:
(i)    Công ty mẹ được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
(ii)    Công ty mẹ đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
(iii)    Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty mẹ có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
(iv)    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
(v)    Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Đề nghị cấp Giấy phép

Để thành lập một VPĐD tại Việt Nam, một doanh nghiệp nước ngoài phải xin giấy phép của Sở Công Thương tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương. Hồ sơ đề nghị cấp phép thành lập VPĐD (một bộ) phải nộp cho Sở Công Thương tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương.

Để xin con dấu, trưởng VPĐD hoặc nhân viên VPĐD phải trực tiếp nộp hồ sơ đề nghị cấp con dấu vì các lý do an ninh.

Các tài liệu sau cần phải nộp cho cơ quan cấp phép để đề nghị cấp Giấy phép:

(i)    Đơn đề nghị cấp Giấy phép (theo mẫu);
(ii)    Bản sao đã được dịch ra tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương và các bản sửa đổi giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ;
(iii)    Văn bản đã được dịch ra tiếng Việt và chứng thực của công ty mẹ cử/bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;
(iv)    Bản sao đã được dịch ra tiếng Việt và chứng thực báo cáo tài chính có kiểm toán trong năm tài chính gần nhất hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty mẹ thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty mẹ trong năm tài chính gần nhất;
(v)    Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD: bản sao biên bản ghi nhớ, thỏa thuận thuê địa điểm, hoặc tài liệu chứng minh công ty mẹ có quyền khai thác, sử dụng địa điểm; bản sao tài liệu về địa điểm; và
(vi)    Bản sao đã được dịch ra tiếng Việt và chứng thực hộ chiếu Trưởng Đại diện.

Thời hạn Cấp phép

Giấy phép mở VPĐD sẽ được cấp trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận được bộ hồ sơ hợp lệ. Đơn vị xin cấp phép phải trả phí cấp phép là 03 triệu đồng Việt Nam cho một giấy phép thành lập mới VPĐD. Phí cấp phép phải được thanh toán sau khi bộ hồ sơ đề nghị cấp phép được phê duyệt.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp giấy phép, thông tin về VPĐD sẽ được công bố trên trang thông tin điện tử của cơ quan cấp giấy phép.

Các Hoạt động được phép thực hiện

Theo Nghị định 07, một VPĐD được thực hiện các chức năng quy định trong giấy phép. Các chức năng hoạt động của một VPĐD chỉ giới hạn ở:

(i)    Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;
(ii)    Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của công ty mẹ, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Một VPĐD sẽ có các quyền và nghĩa vụ sau:

(i)    VPĐD có quyền thực hiện các chức năng theo quy định tại giấy phép;
(ii)    Trưởng Đại diện sẽ có quyền thực hiện các hoạt động theo sự ủy quyền của công ty mẹ;
(iii)    Nhân viên VPĐD phải thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam;
(iv)    VPĐD phải báo cáo các hoạt động của mình lên UBND tỉnh/ thành phố trực thuộc Trung ương mỗi năm một lần.

Thời hạn Giấy phép

Giấy phép thành lập VPĐD có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty mẹ trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Nếu giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận thành lập của công ty mẹ hết thời hạn, thì giấy phép thành lập của VPĐD cũng hết hạn. Nói khác đi, thời hạn giấy phép của VPĐD không thể vượt quá thời gian tồn tại của công ty mẹ. Giấy phép hoạt động có thể được gia hạn khi hết thời hạn, trừ trường hợp có các hành vi vi phạm sau:

(i)    Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
(ii)    Không báo cáo về hoạt động của VPĐD trong 02 năm liên tiếp.
(iii)    Không gửi báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
(iv)    Trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Thuế

VPĐD không phải đóng thuế, trừ thuế thu nhập cá nhân đối với nhân viên của VPĐD. Nội dung này sẽ được nêu chi tiết trong Phần 16 dưới đây.